Zdarza się, że ważne dokumenty np. z danymi osobowymi trafiają do śmietników. Grozi za to nawet do 2 lat więzienia

Jedno jest pewne. Nic nie może wydostać się na zewnątrz, gdyż wiąże się to z dotkliwymi konsekwencjami. Przekonali się o tym m.in. policjanci z Łodzi, którzy na leśnym parkingu próbowali spalić dokumenty wyniesione z komendy. Funkcjonariusze zostali zawieszeni w pełnieniu obowiązków. Zarzut niszczenia dokumentów usłyszała także żona jednego z mężczyzn. Grozi im do 2 lat więzienia. Niestety, często też zdarza się, że ważne dokumenty np. z danymi osobowymi trafiają do śmietników. Jedna z mieszkanek Pomorza znalazła dziesiątki faktur, PIT-ów i innych, ważnych dokumentów, z nazwiskami, adresami, telefonami i kwotami wypłat. Policja rozpoczęła poszukiwania osoby, która była za to odpowiedzialna. Podobnych historii nie brakuje w całej Polsce. Ustawa o ochronie danych osobowych nie określa, jaką metodę niszczenia powinni zastosować przedsiębiorcy. Jedną z nich jest spalenie. Niestety, ta metoda jest obarczona pewnym ryzykiem. Przede wszystkim „wycieku” poufnych informacji.

- Czas oczekiwania na spalenie bywa długi i uciążliwy - mówi Waldemar Wanta, współwłaściciel firmy DWS w Kościerzynie. - Oznacza to, że administrator danych, który zadecydował o zastosowaniu takiej metody, musi zapewnić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu przechowania dokumentów, oczekujących na zniszczenie. W każdej siedzibie powinno być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich miejsce składowania dokumentów, co jest to dosyć problematyczne. Kolejną kwestią jest transport danych przeznaczonych do zniszczenia, najpierw do miejsca, z którego zostaną one przekazane do zniszczenia, następnie do miejsca spalenia. Zasadne byłoby przygotowanie protokołów przekazania dokumentów. Oznacza to dodatkowe formalności i czas, który trzeba na to poświęcić.

Najczęściej firmowe dokumenty trafią do przydomowych pieców, choć bywa, że są one palone w ogniskach. Trzeba jasno podkreślić, że takie rozwiązanie jest niedopuszczalne.

Wiatr może rozwiać dokumenty, poza tym, część z nich mogłaby się nie spalić, co naraziłoby firmę na utratę wizerunku. Tym samym, palenie nie jest wygodną metodą niszczenia, zwłaszcza gdy dokumentów jest dużo.

- Zniszczenie dokumentów poprzez spalenie jest dopuszczalne, jednak z zachowaniem pewnych zasad organizacyjnych - podkreśla Waldemar Wanta. - Dokumenty powinny być niszczone komisyjnie, komisja powinna przygotowywać je do zniszczenia, uczestniczyć w spaleniu oraz spisać protokół zniszczenia. Wówczas nie będzie podejrzenia, że zniszczenie nie przebiegło w sposób prawidłowy.

Na rynku coraz częściej pojawiają się firmy, które profesjonalnie zajmują się niszczeniem. Jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie w przypadku firm, które generują dużo dokumentów. Co więcej, utylizacja zawsze jest poświadczona certyfikatem.